目次
はじめに
ビジネスシーンでたまに耳にすることのある「オフサイトミーティング」ですが、そもそも何なのでしょうか？そして、行う意味はあるのでしょうか？またどういった目的で行われ、どういったメリット・デメリットがあるのでしょうか？
ここでは年々人気が増しているオフサイトミーティングを会社に導入することで、どのような効果が期待できるのか、どんな場で活用したらよいかをご紹介します。
オフサイトミーティングとは
オフサイトミーティングとは社内メンバーで会社とは別の場所で行う会議のことです。
目的は主に２パターンあります。
１つは普段とは違った空間で会議を行い、議論を活性化させ、社員の連携を高めようということが狙いです。場所を変えることで普段の業務よりはラフな環境で議論することで、社員の連携を強くすることを期待しています。
２つ目の目的は、普段の業務から離れ、缶詰状態で企業の抱える課題の解決に集中して取り組むことです。
目的さえはっきりさせて行えば、オフサイトミーティングは十分意味のあるものにできます。
オフサイトミーティングのメリット・デメリット
オフサイトミーティングの良い点の一つは、場所を変えることにより議論の質が向上できることです。
脳は見慣れないものや場所を見るとドーパミンが放出され集中力が上がり、やる気が出ます。また、過ごしやすい場所や気分が上がるような場所に環境を変えることで社員の心身がリフレッシュされることも、ミーティングの効果を改善するのに役立ちます。
また、上記の目的にもあるように、社員の連携を高めるチームビルディングの効果や、缶詰状態で集中することなどにも向いています。
反対に、オフサイトミーティングのデメリットは、自社でやる会議に比べて、場所代や移動費にかけるコストが発生することです。
また、場所が変わったからといって、ミーティングの進行自体がトップダウンでは、折角のクリエイティブ空間も効果を発揮できません。
オフサイトミーティングは進行も含め上手に行うことで、そのコストよりも大きなメリットを得ることができるのです。
ここからはより効果的なオフサイトミーティングを行うため、「オフサイトミーティングの進め方」をずばり、お教えします！
オフサイトミーティングの進め方
目的を明確化する
オフサイトミーティングの効果を最大化するには、まずは目的を明確化することが大切です。オフサイトミーティングの終了時にどのような状態になっていたいか、イメージが湧いていますか？その状態になるのに最適な参加者は誰か、どんなアジェンダにするかなどを決めていくのに、まずはミーティングの目的をクリアにしておきましょう。
参加者、場所・日時を決定する
参加者と場所・日時を決定しましょう。普段と違う会議を演出したい場合には、普段あまり関わりのない業種や部署のメンバーでミーティングを行うと、より新鮮さな意見を促すことができます。また、新入社員を交えることにより、課題感や知識の共有だけでなく、お互いのことを知る良い機会にもなります。
日帰りでオフサイトミーティングを行う場合
近場でのオフサイトミーティングであれば、レンタルスペースでの開催がおすすめです。
「ミーティング」というだけあって、会場には貸し会議室などを連想しがちですが、普段とは違う雰囲気での議論が目的ならば、ぴったりなのがレンタルスペースです。レンタルスペースであればオシャレな会議室や飲食が可能な大小・タイプのさまざまな会場が選べます。
会議の際に非常に重宝するのがホワイトボードやプロジェクターです。付箋などにアイディアを書き出し、ホワイトボードに貼り付けていきながら議論の質を高めることができます。また、人数が多い場合はチームごとの最終発表をプロジェクターを使いながら行うのも良いかもしれません。必要な設備を軸としてスペースを検索してみると良いかもしれませんね。また、会が長時間になるようなら、軽食の持ち込みができるよう飲食が可能なレンタルスペースを選んでおきたいです。
オフサイトミーティングを行う場所
社員旅行や合宿のような形で、都内の会社であれば都心から少し離れた温泉地などでオフサイトミーティングを行うこともあるそうです。専用にプランを設けている旅館やホテルもあるので、ぜひ参考にしてみてください。箱根や熱海などで日帰りオフサイトミーティングをしたあと、温泉でリラックスすれば、さらに良いチームを作れそうですね。
場所が決定したら、日時を決定して参加者に共有しましょう。
意味のある議題を設定する
多くの場合、参加者の業務の時間に社外へ出て行うミーティングです。限られた時間を有効活用できるよう、直面している課題や、今後の事業や業務、社内の制度など長期的な課題に対して、建設的な議論を行えるように議題を設定しましょう。
日頃の不満や思っていてもなかなか言えないことや、改善が望めるのに業務に追われてできていないことなどをうまく引き出せるような議題を設定できると、よりオフサイトミーティングとしての効果が増します。
議題が決まったら、スムーズに意見を出すことができるように前もってメンバーに共有をしておきましょう！
食事や軽食の準備
ミーティングが長引けば、おなかも空きますし集中力も切れます。
手軽につまめるお菓子や軽食を用意しておくと良いですね。
食事の手配にはケータリングや、Uber Eatsなどの食事の出前サービスを利用すると運営の負担を減らすことができます。当日の注文を受け付けていないところなどもあります。オフサイトミーティングの場所が確定した段階で、余裕をみて手配ができると良いですね。
オススメのミーティング手法
オフサイトミーティングを行ううえで一番大切なことはやはりミーティングの進め方です。
絶対に避けたいのは、会議が全然進まないことや、意見が出ないこと。また、結論が出ずに、組織として動き方を変えられないことです。
ここでは、オススメの会議形態や話し合いの手法をご紹介します！
ブレインストーミング
ブレインストーミングは、大勢が多くの意見を出すことに向いています。ペンと付箋さえあればできるので、簡単でより多くの意見やアイディアを出すことに向いています。
注意点は、ここで出たアイディアを否定してはいけないということです。参加者全員がブレストの時間があくまで「発散」を目的とした時間だという認識を持っていなければなりません。
発散の段階で意見を批判してしまうと、なかなか新しい意見がでなくなってしまいますので注意が必要です。
KPT
KPTとはKeep, Problem, Tryの頭文字をとったもので、日々の業務やプロジェクトのふりかえりに向いている手法です。
もともとは情報技術(IT)関係職でのふりかえりに使われていた手法ですが、ビジネス職でも十分に活かせましたので、ぜひこの機会に試してみてはいかがでしょうか。
ある程度流れが決まっているので、進行やまとめがとてもやりやすく、比較的短時間で行うことができます。また、「Try」を通してミーティング後のアクションが明確化できることが大きなメリットです。
オフサイトミーティング開催後
オフサイトミーティング開催後には、次回の開催にも向けてしっかりと振り返りを行いましょう。
フィードバックをもらう
開催後、できればその日のうちに参加者からアンケートをとりましょう。Google Docsなどでミーティングの最後にフィードバックを集めてしまうのがベストです。議題について、進行・運営についてはもちろん、開催場所について、食べ物についても一人一人の意見を集めましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。ここまで書いてきましたが、本当にオフサイトミーティングはやってみないとその成果が見えないものです。まずは数人で、会社のあったらいいなと思う制度などについて話し合う会などを設けてみるところから初めてみるのもいいかもしれませんね！
オフサイトミーティングにオススメなレンタルスペースを関東と関西でまとめました！
ぜひこちらも参考にしてみてください。
