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レンタルスペースの運営を始める前に
空きスペースを貸し出して、レンタルスペースとして運用してみたいと考える方が増えています。しかし、実際にどんな業務が発生するのか、あまりイメージできないのではないでしょうか。そこで今回は、レンタルスペース運営に関する主な業務をご案内します。
レンタルスペースの運営に必要となる主な業務
レンタルスペースの用途や会場の規模などにより差異はありますが、主な業務としては次のような内容が挙げられます。
- 電話やメール、ウェブでの予約受付・管理
- 利用料金の回収
- 利用者からの問い合わせ対応
- スペースの清掃、備品管理
- 売上などの経理業務
- スペースの宣伝広報・集客業務
それぞれの業務内容を、具体的に解説していきましょう。
1.電話やメール、ウェブでの予約受付・管理
レンタルスペースを利用してもらうにあたり、もっとも重要なのが予約の管理です。電話やメールのほか、現在はウェブからの予約が一般的となっています。自社HPをお持ちの方はHPからの予約、インスタベースなどのポータルサイトに掲載されている場合にはサービスを経由して予約が入ります。これらの予約を管理し、ダブルブッキングや受付漏れの無いように管理していくことが大切です。
Googleカレンダーで管理すると便利！
「受付窓口を増やすと管理が大変そう」と思われる方のために、インスタベースではGoogleカレンダーと連携できる機能があります。Googleカレンダーで予約（予定）を管理しておけば、インスタベース経由の予約も相互で反映されるため、手軽に空室管理ができますよ。
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2.利用料金の回収
予約が入ったら、スペース利用料金の回収を行います。銀行振込による入金や、利用当日の現地での支払いなど、スペースの運営方法に合わせて料金を回収しましょう。
ただし独自で回収される場合、正しい金額を回収できるのかといった問題や、キャンセル時の返金対応などのトラブルにも注意しなければなりません。クレジットカードでの事前決済導入ができず、不安に思われる方も多くいらっしゃるでしょう。
インスタベースに掲載しているスペースなら、利用料金は予約時にすべて事前決済となり、料金の回収もインスタベースが代行して行うので安心です。
3.利用者からの問い合わせ対応
スペースの利用者からの問い合わせ対応も業務のひとつです。なかには、当日の利用に関する緊急の内容もあります。スペースに受付スタッフを常駐できなくても、利用者からの問い合わせにはなるべく早急に対応するようにしましょう。
自分が対応できない場合は、代理のスタッフに依頼しておくなどの対策も用意しておく必要があります。どうしても対応できない時間がある場合は、あらかじめお知らせしておきましょう。
また、利用方法に関する問い合わせはもちろん、利用後にスペースに関するご意見をいただくこともあります。大変かもしれませんが、それらはサービスの質を向上させるための貴重な意見です。真摯に受け止め、改善できるところは対応していきましょう。
インスタベースに掲載されているスペースなら、ユーザー様とのやりとりにおいて必要なサポートを無料で行っています。また、スペースを掲載されている方には、オプションサービスとして問い合わせ対応代行「スペサポ」（別途費用）のご案内もしております。
4.スペースの清掃、備品管理
利用者が快適にスペースを利用できるよう、清掃・備品管理を行うのも運営の仕事です。特に、前述の「利用者からの問い合わせ」でもっともクレームになりやすいのが、
「ゴミが落ちていて汚かった」
「トイレが流れていなかった」
「○○が利用できるとあったが、実際には使えなかった」
など、スペースの清掃状態や備品が使えないといった意見です。スペースの利用後は、なるべく清掃と備品のチェックを行うように心がけましょう。
自分で清掃が行えない場合はどうしたらいい？
とはいえ、ご自身で清掃や備品管理まで行うのは難しい、という方もいらっしゃると思います。その場合は、次のような対応をおすすめします。
- 利用者に出来る限りセルフクリーニングを促す
- クリーニング業者を外注する
まずは利用される方にセルフクリーニングを促しましょう。スペースに掃除用具やゴミ袋を設置し、予約時にその旨を伝えておく必要があります。
とはいえ、残念ながらすべての利用者が完璧に清掃を行ってくれるとは限りません。
自分が対応できない場合、定期的に清掃や備品チェックなどを行ってくれるスタッフを外注するのもおすすめです。
インスタベースに掲載されているスペースなら、家事代行サービス「CaSy（カジー）」による清掃業務をリーズナブルな価格で外注できます。
口コミやレビューによりスペースの評判が悪くなってしまうと、その後の利用者にも影響が出てしまいます。清掃は大事な業務として認識しておきましょう。
5.売上などの経理業務
スペースを運営するためには、利用者からの売上のほか、家賃や人件費などの収支管理をしなければなりません。
レンタルスペース運営にかかる経費は主に次のような項目です。
＜経費＞
- 家賃
- 人件費
- 水道光熱費
- 備品などの経費
- 予約システム利用料金など月額費用
- 宣伝広告費
開業当初は難しいかもしれませんが、これらの経費を売上でまかなえるように、スペースの利用料金を設定や、キャンペーンなどの施策も考えられると良いでしょう。経理業務に関しては、専門の知識を持つ方に依頼するのもおすすめです。
インスタベース経由の利用料金は、掲載後に管理ページから一覧でき、支払明細書もダウンロードできるので管理も簡単です。
6.スペースの宣伝広報・集客業務
レンタルスペースの収益を上げるということは、いかに利用を増やすか、ということです。たくさんの方にご利用いただくために、まずはスペースを知ってもらわなければなりません。スペースの魅力を発信する宣伝広報業務も、大事な仕事です。
広報ツールとしてよく利用されるツールは、次のようなものです。
- ホームページ
- SNS（Instagram、Twitter、Facebook、LINEなど）
- メルマガ
- チラシ
- ポータルサイトへの掲載
特にSNSは無料で発信ができ、多くの利用者がいるため、運用しない手はありません。また、自社でホームページを作成した場合には、都度更新作業を行うよう心がけましょう。過去に利用された方の顧客データをもとに、メルマガやLINEなどで再来を促すのも効果的です。近くのお店などに宣伝のチラシを置いてもらうのも良いでしょう。
宣伝効果抜群！開業直後こそポータルサイトに掲載しよう
特に効果が高いのが、ポータルサイトへの掲載です。
レンタルスペース予約サービス「インスタベース」では、毎月何万人ものユーザーがスペースを探しており、予約が成立しています。掲載料やシステム利用料といった初期費用は掛からず、予約が成立した時のみ手数料が発生する成果報酬型なので、開業直後こそ掲載をおすすめします。
また、集客だけではなく、予約管理や料金回収の代行、利用者の方とのメッセージ管理など、運営業務を省力化できる管理機能もご利用いただけます。
効率的に運営し、魅力的なスペース作りを
レンタルスペースの業務は、他にも接客業務、イベント企画・実施など、運用次第でどんどん幅が広がります。自分が運営するレンタルスペースではどんなサービスを行い、誰が何を担当するか、コストと照らし合わせてあらかじめ決めておきましょう。
独自で運営を始めるとなると、色々大変かもしれません。インスタベースを利用すれば、運営業務は格段に楽になります。ぜひインスタベースへのご掲載をご検討ください。
レンタルスペースの運営について分からないことがあれば、インスタベースの運営スタッフが無料でサポートいたします。
