目次
こんな人向け
- 会議の会場を取る必要ができた
- 突然ミーティングの予定ができたけど場所がない
- 貸し会議室を予約したいけどやり方がわからない
会議室を借りるメリット
社内の人間のみで行われる会議なら、自社の会議室で行う方がコストも抑えられて良いかもしれません。しかし、少し遠くの社外の方に会社まで足を運んでいただくのは気がひけますよね。また、「出先で集まりたい」「自社の会議室では狭い」などといった時にもあるかと思います。そんなときには貸会議室がピッタリです。
逆に初めて行く会議室は、場所がわからず時間に人が集まらないという事態になる可能性もあります。時間には余裕を持って、場所はしっかり調べてから向かうようにしましょう。会議参加者の間で地図を共有しておくことも大事ですね！
会議室選びのポイント
場所
会議・ミーティングに参加する人が、普段通勤に電車を利用しているなら、利用するであろう路線・駅に近い場所を選ぶと喜ばれます。また、長時間利用する場合は付近の飲食店やコンビニも確認しておくと良いでしょう。
広さ
人数をまず確定し、人数分の椅子があるかどうかも確認して十分な広さの会議室を選びましょう。人数に対するトイレの数や、利用するフロアにトイレがあるかなども確認できると、休憩時間の混雑状況が推測できます。
お値段
会議室の規模に応じて予算も変わってきます。もちろん、新宿や渋谷など人気なエリアは相場より少しお高かったりします。時間貸ししているところ、1日単位で貸しているところ両方あります。備品を借りる際は追加で料金がかかる場合もございますのでよく確認しておきましょう。
備品
ついつい忘れてしまいがちですが、会議やミーティングに必須なのが備品。
会場にない場合は自分で用意する必要があります。
今回はよく必要になる備品リストを作ってみましたので是非ご利用ください。
必須なもの
- ホワイトボード・マーカーとイレーザー
- プロジェクター or モニター
- プロジェクター用スクリーン
- ケーブル
- 机・椅子
- Wi-Fi
- 延長コード
あると便利なもの
- スリッパ
- 冷蔵庫
- ウォーターサーバー
- お菓子
- パーテーション
- 複合機
※備品はレンタル料金がかかる場合もあるのでよく確認しましょう。
午前・午後を跨ぐ会議は、お弁当やケータリングの必要があるかもしれません。会議の時間帯や長さに応じて、休憩をとるかお弁当を用意するかも考えておく必要がありますね。
借りる方法
会場に直接電話し予約する
めぼしい会場を見つけたら、電話や専用のフォームから問い合わせて、予約状況を確認しましょう。
インスタベースを利用する
会議室を含めたレンタルスペースを借りられる予約サイトのひとつがインスタベースです。詳しい使い方は「インスタベースとは？インスタベース活用法まとめ」をご参照ください。
よくある失敗
会場間違い
似たような名前の会議室は多くあります。名前や場所をよく確認・共有しておきましょう。
場所がわかりづらく、時間までにたどり着けない可能性も十分あります。迷うことも考えて早めについておくようにすると良いでしょう。
全国人気会議室９選
インスタベースでよく予約をされている会議室の中でオススメ9件を選びましたので、ぜひ参考にしてみてください。
圧倒的人気！真っ白会議室
新大阪駅の近くなので、遠方からの来客や大阪への出張の際に使えます。
シンプルで使いやすい会議室
シンプルなのでビジネスミーティング、社内会議、面接・面談、セミナー、勉強会に最適です。
おしゃれなカフェ風レンタルスペース
固くなりすぎない会なら、こちらのおしゃれなカフェ風スペースがおすすめです。
アクセスの良い好立地な会議室
神田駅から徒歩1分のスペースです。東京駅から一駅なので東京への来客の際や出張の際などに利用できます。
少人数での打ち合わせに最適なスペース
会議の資料作りや出先での作業用ならこちらがオススメ。テレワークなどにも便利です。
明るく静かな個室会議室
日暮里徒歩5分の会議や勉強会向きの会議室です。今すぐ予約が可能なので空いている時間はすぐに予約できます。
海外の方との商談に！和風スペース
JR東西線大阪天満宮駅からも近い、南森町駅近くのレンタルスペースです。
日本文化を楽しむことのできる和室空間で、ちょっと変わった会議や商談を行いたいときなどにおすすめです。
豪華設備が嬉しいハイスペックな会議室
テーブルと椅子に重厚感のある会議室です。
大切なお客様相手でも嬉しい応接間
商談や取材などに使える、梅田の応接間のようなレンタルスペースです。
貸し会議室を探すのに便利なサービス
インスタベースを使えば全国数千以上の貸し会議室をネットだけで簡単に格安で予約できます。
会議や商談の場所に困った際には是非活用してみてください！
